Checklist bedrijfsfeest: Zo organiseer je een zorgeloos personeelsfeest van A tot Z!

Een bedrijfsfeest organiseren hoeft helemaal niet stressvol te zijn als je weet waar je aan moet denken. Met deze uitgebreide checklist van Mango’s Beachbar ben je verzekerd van een soepel verloop en een onvergetelijke ervaring! 

Liever als bestand downloaden?    Klik hier!

Voorbereiding bedrijfsfeest

• Bepaal het doel van het feest 🎯
  Wil je teambuilding bevorderen, een jubileum vieren, of gewoon samen genieten na een drukke periode? Door vooraf het doel helder te hebben, kun je gerichter keuzes maken voor het programma, de sfeer en de activiteiten. Een teambuildingmoment vraagt bijvoorbeeld om interactieve activiteiten, terwijl een jubileum draait om een feestelijke viering.

• Stuur een ênquete uit naar je personeel 📤
  Betrek je team bij de voorbereidingen door hen een korte enquête te sturen. Vraag naar hun voorkeuren voor thema’s, activiteiten en catering. Dit zorgt niet alleen voor meer enthousiasme, maar helpt je ook om een feest te organiseren dat écht aansluit bij wat zij leuk vinden. Een persoonlijke touch doet wonderen! 

Tip: Met Google Forms maak je snel en gemakkelijk een enquête om naar je personeel te sturen!

• Kies een thema 🎈
  Een thema geeft je feest karakter en maakt het extra bijzonder. Denk aan een tropische fiësta met cocktails en salsamuziek, een strandfeest met relaxte vibes, of zelfs een retro 80’s thema.

• Stel de gastenlijst op 📝
  Wie nodig je uit? Alle medewerkers, alleen het managementteam, of ook partners? Denk daarnaast aan eventuele externe relaties, zoals klanten of leveranciers. Een duidelijke lijst helpt je om overzicht te houden en te bepalen hoeveel ruimte en catering je nodig hebt.

• Reserveer een datum en locatie 📅
  Populaire locaties zoals Mango’s Beachbar kunnen snel volgeboekt zijn, vooral in het hoogseizoen. Zorg dat je minimaal drie tot zes maanden van tevoren een datum vastlegt die voor de meeste gasten werkt. 

Neem alvast contact met ons op voor de mogelijkheden!

• Maak een budgetplan 💸
  Een goed budgetplan voorkomt verrassingen. Noteer niet alleen de grote uitgaven zoals de locatie en catering, maar denk ook aan kleinere kosten zoals decoratie en onvoorziene uitgaven. Mango’s biedt heldere arrangementen zonder verborgen kosten, zodat je exact weet waar je aan toe bent. 

Bekijk alvast onze brochure!

Locatie bedrijfsfeest en faciliteiten

• Controleer de capaciteit 💯
  Zorg dat de locatie geschikt is voor het aantal gasten dat je verwacht. Mango’s Beachbar is perfect voor grote groepen vanaf 100 personen tot wel 1000 personen, met voldoende ruimte om iedereen comfortabel te laten genieten.

• Weeropties ⛈️
  Nederland staat niet bekend om het meest stabiele weer, maar dat hoeft geen probleem te zijn. Bij Mango’s Beachbar kun je zowel binnen als buiten feesten, zodat regen of wind je dag niet in de weg staat.

• Bereikbaarheid en parkeren 🅿️
  Niets is zo frustrerend als een locatie die moeilijk te vinden is of weinig parkeergelegenheid heeft. Mango’s Beachbar is goed bereikbaar met de auto en het openbaar vervoer, en er is voldoende parkeergelegenheid in de buurt.

• Check de voorzieningen ✅
  Voor een geslaagd feest heb je meer nodig dan alleen een mooie locatie. Vraag of er AV-apparatuur beschikbaar is voor speeches of muziek, en controleer of er wifi en voldoende stroomvoorziening is.

Catering en menu

• Stel een menu samen 🥘
  Het eten en drinken maken of breken je feest. Kies een menu dat bij de gasten en het thema past. Bij Mango’s kun je kiezen uit tropische barbecues, uitgebreide buffetten of een op maat gemaakt menu.

• Vraag naar dieetwensen 🎂
  Je wilt dat alle gasten kunnen genieten. Vraag vooraf naar dieetwensen of allergieën en zorg dat er voldoende vegetarische en veganistische opties zijn.

• Bepaal de drankopties 🍹
  Een goede drankkeuze zorgt voor een relaxte sfeer. Denk aan een open bar, een selectie cocktails of een pakketprijs. Bij Mango’s Beachbar kun je rekenen op tropische cocktails en andere exotische drankjes die je feest compleet maken.

Entertainment en activiteiten

• Plan een activiteit 🏐
  Activiteiten zorgen ervoor dat je gasten zich vermaken en dat ze actief betrokken zijn. Kies iets wat bij het thema past, zoals een workshop salsa, beachvolleybal of een quiz. Bij Mango’s kun je ook gebruik maken van de unieke strandomgeving voor leuke teambuildingactiviteiten. 

Bekijk hier alle teambuilding activitietiten om jouw personeel dichter bij elkaar te brengen!

• Kies passend entertainment 🎶
  Een goede DJ, live band of zelfs een karaoke-setup kan de avond naar een hoger niveau tillen. Zorg dat het entertainment aansluit bij het doel en de sfeer van je feest.

• Plan een verrassing 🫢
  Voeg een onverwacht element toe, zoals een vuurshow, een fotobooth of een loterij met prijzen. Dit maakt het feest extra speciaal en zorgt voor blijvende herinneringen.

Decoratie en sfeer 

• Kies decoraties die bij het thema passen 🌴

Versterk de gekozen sfeer met decoraties. Bij Mango’s Beachbar kun je bijvoorbeeld kiezen voor kleurrijke bloemen, fakkels en Caribische elementen.

• Verlicht de ruimte 💡
  Goede verlichting is essentieel. Combineer sfeerverlichting met accentverlichting op belangrijke plekken zoals de dansvloer of het buffet.

Communicatie

• Stuur uitnodigingen 📧
  Verstuur duidelijke en aantrekkelijke uitnodigingen minimaal zes weken van tevoren. Vermeld hierin de datum, tijd, locatie, thema, dresscode en RSVP-details.

• Stuur een herinnering 🫵🏻
  Zorg dat je een week voor het feest nog een herinnering stuurt, zodat niemand het vergeet.

• Zorg voor duidelijke bewegwijzering op de locatie 🔛
  Niemand wil verdwalen. Gebruik duidelijke bordjes of ontvang je gasten persoonlijk bij de ingang.

Op de dag zelf

• Controleer de voorbereidingen ✔️
  Loop alles na: van de decoratie en catering tot het entertainment.

• Test de technische voorzieningen 🎤
  Check of de microfoon, muziek en andere apparatuur werken zoals gepland.

• Zorg voor een warm ontvangst 🥂
  Verwelkom de gasten met een glimlach en een drankje. Bij Mango’s zorgen we ervoor dat iedereen zich direct thuis voelt.

• Hou een flexibele planning aan 💪🏻
  Dingen lopen soms anders dan gepland. Zorg dat je ruimte hebt om aanpassingen te doen als dat nodig is.

Na het feest

• Stuur een bedankje 💌
  Bedank de gasten met een e-mail of kaartje en deel eventueel foto’s van de avond.

• Vraag feedback 🤝🏼
  Een korte enquête helpt je om te leren wat goed ging en wat beter kan.

• Evalueer het evenement 📋
  Maak een overzicht van wat werkte en wat je de volgende keer anders wilt aanpakken.

Met deze uitgebreide checklist is jouw bedrijfsfeest gegarandeerd een succes. Wil je liever alles uit handen geven? Bij Mango’s Beachbar zorgen we voor een volledig verzorgd feest, inclusief locatie, catering en entertainment. Lees hier meer over de 5 redenen waarom Mango's Beachbar dé perfecte locatie is voor jouw bedrijfsfeest in Amsterdam!

Vul het contactformulier in en kom langs om de locatie van dichtbij te kijken of vraag een vrijblijvende offerte aan!