Met dit stappenplan maak je het personeelsfeest onvergetelijk!

Een bedrijfsfeest is dé kans om jouw team te belonen en samen een onvergetelijke dag te beleven. Maar hoe zorg je ervoor dat het niet zomaar een evenement wordt, maar een ervaring waar collega’s nog lang over napraten? Het antwoord: een unieke locatie, een goede planning en een persoonlijke touch. In deze blog geven we je een praktische handleiding met tips om je feest vlekkeloos te laten verlopen, van locatie tot entertainment en alles daartussenin. 

Download ook alvast onze checklist voor het organiseren van een succesvol bedrijfsfeest, zodat je zeker weten niks vergeet!

Stap 1: Bepaal de doelstelling van het bedrijfsfeest

Een bedrijfsfeest kan verschillende doelen hebben. Denk aan:

• Teambuilding: Collega’s beter laten samenwerken en het onderlinge vertrouwen versterken. ​​Forbes bendadrukt zelfs dat teambuilding de belangrijkste investering is die je kunt doen, omdat het de samenwerking en effectiviteit binnen teams aanzienlijk verbetert. 

• Bedankje: Het team belonen voor hun harde werk.

• Jubileum: Een belangrijke mijlpaal vieren, zoals het tienjarig bestaan van het bedrijf.

• Netwerken: Relaties opbouwen met klanten, partners of leveranciers.

Weet wat je wilt bereiken, want dit bepaalt de locatie, activiteiten en sfeer van het feest. Een teambuildingdag vraagt bijvoorbeeld om actieve workshops, terwijl een netwerkfeest een rustige setting nodig heeft met goede catering en ruimte om te praten.

Stap 2: Kies de juiste datum en locatie

De locatie is vaak dé bepalende factor voor de sfeer van je feest. Kies een plek die aansluit bij je doelstelling en doelgroep. Strandlocaties zijn perfect voor een ontspannen, zomerse vibe. Een locatie zoals Mango’s Beachbar biedt zowel binnen- als buitenruimtes en is geschikt voor evenementen tot 1000 gasten! Buitenlocaties zijn ook ideaal voor actieve teambuilding, zoals spellen of sportieve uitdagingen. Heel belangrijk is daarom ook de centrale bereikbaarheid. Kies een plek die goed bereikbaar is voor alle collega’s, met parkeergelegenheid en OV-opties.

Tip: Boek de locatie minimaal drie maanden van tevoren, zeker als je feest in het hoogseizoen valt. Locaties zoals strandtenten raken snel vol in de zomer. Vraag nu alvast je datum aan!

Stap 3: Stel een realistisch budget op

Een goed budget is cruciaal om onverwachte kosten te vermijden. Houd rekening met de volgende kosten:

• Locatie huur (inclusief eventueel benodigde vergunningen).

• Catering: Denk aan buffetten, barbecues of uitgebreide diners.

• Entertainment: DJ’s, live muziek of workshops.

• Decoratie: Bloemen, thema-elementen of audiovisuele apparatuur.

• Transport: Voor collega’s of speciale benodigdheden.

Tip: Zorg ervoor dat je een buffer inbouwt voor onverwachte uitgaven, zoals last-minute verzoeken van collega’s of extra benodigdheden op de dag zelf. Transparantie in het budget helpt om keuzes te maken die aansluiten bij je doel.

Stap 4: Kies een aantrekkelijk programma

Een bedrijfsfeest moet niet alleen gezellig zijn, maar ook boeiend en afwisselend. Teambuilding activiteiten zoals beachvolleybal, cocktail workshop of een pubquiz zijn perfect om op een ontspannen en informele manier de band tussen je werknemers te verbeteren. Daarbij is entertainment natuurlijk van groot belang! Een goede DJ of live band tilt de sfeer naar een hoger niveau. Spelletjes zijn ook altijd een groot succes onder de bedrijfsfeesten. Je kan bijvoorbeeld een bingo met prijzen, een pubquiz over het bedrijf of een kahoot organiseren. Eten en drinken zijn natuurlijk essentieel in je programma. Overweeg een thema-catering, zoals een Mexicaans buffet of borrelhapjes. Bij een strandlocatie kun je altijd genieten van een barbecue en verse cocktails.

Tip: Laat ruimte in het programma om te ontspannen en te netwerken. Een overvol schema kan zorgen voor stress en ongemak.

Stap 5: Maak een duidelijke gastenlijst

Bepaal vooraf wie er uitgenodigd wordt. Is het feest alleen voor personeel, of ook voor partners of klanten? Zorg dat de communicatie helder is:

• Uitnodigingen: Verstuur deze minstens een maand van tevoren, digitaal of via een opvallende fysieke kaart.

• Dresscode: Is er een thema? Vermeld duidelijk wat je van de gasten verwacht.

• Aanmeldingen: Vraag gasten zich van tevoren aan te melden, zodat je rekening kunt houden met aantallen voor de catering en activiteiten.

Stap 6: Bereid je voor op details en noodscenario’s

Een goede organisator denkt vooruit. Zaken om in je achterhoofd te houden zijn bijvoorbeeld dieetwensen en weersomstandigheden. Zorg dat de catering rekening houdt met allergieën en voorkeuren van je personeel. Stuur daarom van tevoren een enquête uit naar je personeel met betrekking tot hun dieetwensen, zodat er niks mis kan gaan. Voor een buitenfeest is een back-up plan natuurlijk essentieel. Kies daarom voor een locatie met overdekte opties. Controleer altijd van tevoren of microfoons, muziek en presentatiematerialen werken, zodat je nog genoeg tijd hebt om deze te vervangen mocht er iets niet werken. En als de locatie moeilijk te bereiken is, bied shuttles aan of geef OV-tips. Zo hoeven je werknemers aan niks anders dan het memorabele bedrijfsfeest te denken!

Stap 7: Zorg voor een geweldige afsluiting

Een feest dat goed eindigt, blijft hangen. Denk aan een bedankje voor de gasten, zoals een kleine goodiebag of een toespraak waarin je het team complimenteert. Sluit af met een hoogtepunt, zoals een dansfeest of een fotomoment met de hele groep.

Veelgemaakte fouten (en hoe je ze vermijdt)

• Te laat beginnen met plannen: Populaire locaties en entertainers zijn vaak al vroeg volgeboekt.

• Geen budget buffer: Houd altijd rekening met onverwachte kosten.

• Onvoldoende communicatie: Gasten moeten weten wat ze kunnen verwachten.

• Overplanning: Een vol programma kan overweldigend zijn. Laat ruimte voor ontspanning.

Mis geen enkel detail! Vul ons contactformulier in en wij helpen je de planning rond te maken.

Checklist voor een stressvrij bedrijfsfeest

Hier zijn alvast 5 punten die je zeker nog een keer na moet gaan:

1. Budget: Heb je alle kosten duidelijk in beeld?

2. Datum en locatie: Heb je de perfecte datum vastgelegd?

3. Catering: Zijn dieetwensen besproken?

4. Activiteiten: Heb je gekozen voor een strandspel, workshop of muziek?

5. Communicatie: Heb je de uitnodigingen naar collega’s verstuurd?

Benieuwd naar de volledige checklist? Klik hier!

Waarom Mango’s Beachbar?

Unieke voordelen van Mango’s:

1. Tropische sfeer aan het strand: Altijd een vakantiegevoel, zelfs in Nederland.

2. Capaciteit tot 1000 personen: Perfect voor grote bedrijfsfeesten.

3. Maatwerk voor ieder evenement: Van intieme diners tot grote bedrijfsfeesten.

4. Transparante kosten: Geen verborgen kosten, wel flexibiliteit.

5. Eenvoudige bereikbaarheid: Ideaal voor bedrijven uit de regio Amsterdam.

Nieuwsgierig geworden? Bekijk onze brochure om een compleet beeld te krijgen van hoe jouw bedrijfsfeest eruit kan komen te zien!

Veelgestelde vragen over bedrijfsfeesten bij Mango’s Beachbar

      1. Hoe groot is de capaciteit van Mango’s Beachbar?

We kunnen groepen tot 1000 personen verwelkomen, met zowel binnen- als buitenruimtes die speciaal zijn ingericht voor grote evenementen.

     2. Zijn dieetwensen mogelijk?

Absoluut! Onze keuken biedt aanpassingen voor vegetarische, veganistische of allergievriendelijke gerechten.

     3. Wat als het regent?

Geen zorgen! Onze overdekte faciliteiten maken het mogelijk om je feest door te laten gaan, ongeacht het weer.

     4. Hoe lang duurt een gemiddeld bedrijfsfeest?

De meeste feesten bij Mango’s duren tussen de 4 en 6 uur. Dit is voldoende tijd om te genieten van activiteiten, een diner en entertainment.

     5. Kunnen we onze eigen decoratie meenemen?

Ja! We werken graag met je samen om jouw thema of decoratie naar wens te implementeren.

Plan vandaag nog je personeelsfeest!

Bij Mango’s Beachbar maken we het organiseren van een bedrijfsfeest makkelijk én leuk. Vraag een offerte aan, vul ons contactformulier in of reserveer nu om alvast kennis te maken met de Latin vibe in ons restaurant. Samen zorgen we ervoor dat jouw bedrijfsfeest een tropisch succes wordt!

Tot snel!